Cách sắp xếp theo họ trong Excel và Google Trang tính
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách sắp xếp tên theo họ trong Excel và Google Trang tính.
Giả sử bạn có họ và tên cùng trong một ô, có một số cách khác nhau để trích xuất họ và sắp xếp cột tên đầy đủ theo họ.
Sắp xếp theo họ với văn bản thành cột
Tùy chọn đầu tiên để sắp xếp theo họ là trích xuất họ từ tên đầy đủ trong một cột riêng biệt bằng cách sử dụng tính năng văn bản thành cột trong Excel. Giả sử bạn có danh sách tên sau đây, chỉ chứa một tên và một họ được phân tách bằng dấu cách, trong Cột B:
1. Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp (B trong ví dụ này) và trong Ruy-băng, đi đến Dữ liệu> Văn bản thành cột.
2. Trong Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột, Bước 1, hãy rời khỏi Được phân định đã kiểm tra và nhấp vào Kế tiếp.
3. Trên màn hình Bước 2, hãy kiểm tra Không gian và bấm vào Kế tiếp.
4. Đối với Bước 3, hãy chọn Không nhập cột (bỏ qua) Dưới Định dạng dữ liệu cột. bên trong Điểm đến, nhập ô mà bạn muốn dữ liệu được trích xuất đi đến (trong trường hợp này là $ C $ 1) và nhấp vào Kết thúc.
Điều này có nghĩa là bạn sẽ bỏ qua cột đầu tiên (tên), vì bạn không cần nó và chỉ lấy cột thứ hai được trích xuất (họ) trong Cột C, bắt đầu từ ô C1.
5. Bây giờ bạn có họ trong Cột C bên cạnh tên đầy đủ trong Cột B và bạn có thể sắp xếp cả hai cột theo Cột C.
Để làm điều đó, hãy chọn một cột có họ và trong Ruy-băng, đi đến Trang chủ> Sắp xếp & Bộ lọc> Sắp xếp A đến Z.
6. Trong cảnh báo bật lên, hãy rời khỏi Mở rộng sự lựa chọn đã kiểm tra và nhấp vào Loại. Điều này có nghĩa là bạn muốn tất cả các cột được điền (B và C) được sắp xếp dựa trên Cột C.
Sau khi sắp xếp xong, tất cả các giá trị trong Cột B được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo họ và bạn có thể xóa Cột C vì bạn không cần nó nữa.
Sắp xếp theo họ với Flash Fill
Tùy chọn thứ hai để đạt được kết quả tương tự là sử dụng Flash Fill. Tùy chọn này nhận dạng các mẫu bởi hai hoặc nhiều mục nhập.
1. Nhập hai đầu tiên họ trong ô C1 và C2 (Travis và McGoldrick) và chọn chúng. Bây giờ, hãy đặt con trỏ ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn, cho đến khi nó chuyển thành hình chữ thập và nhấn đúp chuột nó.
2. Nhấp vào Nút tùy chọn Tự động điền xuất hiện ở cuối lựa chọn và chọn Điền vào Flash.
Như bạn có thể thấy, Excel tự động nhận dạng rằng bạn muốn trích xuất họ dựa trên khoảng trống trong Cột B và tự động điền phần còn lại của Cột C. Bây giờ bạn có thể sắp xếp phạm vi theo cách tương tự như trong phần trên.
Sắp xếp theo họ với Tìm và thay thế
Một cách khác để sắp xếp theo họ là sử dụng Tìm và Thay thế.
1. Chọn Cột B và sao chép nó (CTRL + C), sau đó chọn ô C1 và dán cột đã sao chép (CTRL + V).
2. Chọn Cột C và trong Ruy-băng đi đến Trang chủ> Tìm & Chọn> Thay thế (hoặc sử dụng phím tắt, CTRL + H).
3. Trong cửa sổ bật lên, hãy nhập một dấu hoa thị và một không gian (* ) trong Tìm cái gì, rời bỏ Thay bằng trống và nhấp vào Thay thế tất cả.
Trong Tìm, dấu hoa thị đại diện cho bất kỳ ký tự nào, vì vậy khi bạn đặt dấu cách hoa thị trong Tìm, Excel sẽ tìm tất cả các ký tự trước dấu cách và thay thế chúng bằng một giá trị trống (xóa chúng).
Do đó, tất cả các tên và khoảng trắng đầu tiên hiện bị xóa khỏi mỗi ô. Chỉ có họ trong Cột C. Sau đó, bạn có thể sắp xếp cột theo cách tương tự như trong phần trên.
LƯU Ý: Một tùy chọn khác là sử dụng mã VBA để sắp xếp dữ liệu theo họ.
Sắp xếp theo Họ trong Google Trang tính
Vì Google Trang tính không có các tùy chọn như Excel’s Flash Fill và Text to Columns, bạn có thể sử dụng các hàm để tạo công thức sẽ trích xuất họ trong Cột C. Cũng có thể sử dụng công thức tương tự trong Excel với cùng một cú pháp.
1. Chọn ô C1 và nhập công thức:
| 1 | = RIGHT (B1, LEN (B1) -FIND ("", B1)) |
Hàm LEN tìm độ dài của văn bản trong ô B1 (là 11).
Hàm FIND trả về vị trí của văn bản mà bạn đang tìm kiếm (khoảng trắng) trong ô B1 (là 5).
Hàm RIGHT trả về số ký tự được chỉ định (11-5 = 6) từ cuối, trong ô đã cho (B1).
Kết quả cuối cùng, bạn nhận được sáu ký tự cuối cùng từ B1, đó là họ (Travis).
2. Định vị con trỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô C2 cho đến khi dấu thập xuất hiện.
3. Lôi kéo công thức xuống cuối dải (C8).
4. Khi bạn đã trích xuất tất cả họ, bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong Cột B.
Chọn Cột B và C, và trong Thực đơn, đi đến Dữ liệu> Sắp xếp phạm vi.
5. Trong cửa sổ bật lên, hãy chọn Cột C và A → Z Dưới Sắp xếp theovà nhấp vào Loại.
Bây giờ, bạn có thể xóa Cột C, vì các tên trong Cột B được sắp xếp theo họ theo thứ tự bảng chữ cái, từ A đến Z.
