Cách tạo biểu đồ dòng thời gian trong Excel

Hướng dẫn này sẽ trình bày cách tạo biểu đồ dòng thời gian trong tất cả các phiên bản Excel: 2007, 2010, 2013, 2016 và 2022.

Biểu đồ dòng thời gian (còn được gọi là biểu đồ cột mốc) là một biểu đồ sử dụng tỷ lệ tuyến tính để minh họa một chuỗi các sự kiện theo thứ tự thời gian.

Mục đích của biểu đồ là hiển thị gọn gàng các mốc cần đạt (hoặc đã đạt được), thời gian được phân bổ để hoàn thành từng nhiệm vụ và tiến độ tổng thể của một dự án nhất định.

Với tất cả dữ liệu được thu thập ở một nơi, biểu đồ cột mốc đã được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án trong nhiều năm như một công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lập chiến lược và xác định tối ưu hóa quy trình làm việc.

Tuy nhiên, loại biểu đồ này không được hỗ trợ trong Excel, có nghĩa là bạn sẽ phải xây dựng nó từ đầu bằng cách làm theo các bước được hiển thị bên dưới. Ngoài ra, đừng quên xem Phần bổ trợ của Trình tạo biểu đồ, một công cụ mạnh mẽ giúp đơn giản hóa quá trình tạo biểu đồ Excel nâng cao tẻ nhạt chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Trong hướng dẫn từng bước, chuyên sâu này, bạn sẽ học cách tạo biểu đồ dòng thời gian có thể tùy chỉnh hoàn toàn trong Excel từ đầu:

Bắt đầu

Đầu tiên, chúng tôi cần một số dữ liệu thô để làm việc với. Với mục đích minh họa, giả sử bạn được giao phụ trách một nhóm nhỏ bị mắc kẹt trong quá trình phát triển một ứng dụng dành cho thiết bị di động. Khi thời hạn sắp đến, bạn không có thời gian để lãng phí vào những việc vặt vãnh và cần bắt tay ngay vào hành động.

Cố gắng tăng kích thước những gì bạn đã đạt được, bạn bắt đầu vẽ biểu đồ dòng thời gian bằng cách sử dụng dữ liệu sau:

Để giúp bạn điều chỉnh dữ liệu của riêng mình cho phù hợp, hãy nói thêm một chút về từng phần tử của bảng.

• Khoảng thời gian: Cột này chứa các nhãn dữ liệu tỷ lệ thời gian.
• Giai đoạn: Cột này đại diện cho các mốc quan trọng.
• Giờ: Cột này đặc trưng cho số giờ được phân bổ cho mỗi điểm tiến độ và xác định chiều cao dòng của mỗi cột mốc trong biểu đồ tương lai.
• Giờ đã sử dụng: Cột này minh họa số giờ thực tế dành cho một cột mốc nhất định.
• Tiến triển: Cột này chứa các nhãn dữ liệu hiển thị tiến trình đạt được trên mỗi cột mốc.

Sau khi sắp xếp dữ liệu biểu đồ của bạn, chúng ta hãy đi sâu vào vấn đề thực tế.

Bước # 1: Thiết lập cột trợ giúp.

Ngay lập tức, hãy tạo một cột giả có tên là “Người trợ giúp” (cột F) và điền số không vào các ô trong cột để giúp bạn định vị thang thời gian ở cuối biểu đồ.

Bước # 2: Xây dựng biểu đồ đường.

Bây giờ, vẽ một biểu đồ đường đơn giản bằng cách sử dụng một số dữ liệu biểu đồ.

1. Đánh dấu tất cả các giá trị trong các cột Khoảng thời gian và Người giúp đỡ bằng cách giữ Điều khiển Chìa khóa (A2: A9 và F2: F9).
2. Đi đến Chèn chuyển hướng.
3. Nhấn vào "Chèn Biểu đồ Đường hoặc Khu vực" cái nút.
4. Lựa chọn "Hàng.”

Bước # 3: Tạo hai chuỗi dữ liệu bổ sung.

Khi biểu đồ đường xuất hiện, hãy thêm dữ liệu còn lại theo cách thủ công để tránh bất kỳ sự trộn lẫn nào như có câu ngạn ngữ: nếu bạn muốn điều gì đó đúng, hãy tự mình làm điều đó.

Nhấp chuột phải vào phần biểu đồ và chọn “Chọn dữ liệu”Từ menu.

Tiếp theo, nhấp vào “Thêm vào”Để mở Chỉnh sửa chuỗi hộp thoại.

Trong hộp thoại, tạo Loạt “Giờ”Từ dữ liệu biểu đồ sau:

1. Vì "Giá trị chuỗi, ” đánh dấu tất cả các giá trị trong cột Giờ (C2: C9).
2. Vì "Tên sê-ri,”Chọn tiêu đề cột tương ứng (C1).
3. Nhấp chuột "VÂNG.”

Theo cùng một cách, thiết kế Loạt bài “Giờ đã tiêu”:

1. Vì "Giá trị chuỗi, ” chọn tất cả Giờ đã sử dụng giá trị (Đ2: D9).
2. Vì "Tên sê-ri,”Đánh dấu tiêu đề cột tương ứng (D1).

Khi bạn đã nhập tất cả dữ liệu vào biểu đồ cột mốc, nó sẽ trông như thế này:

Bước # 4: Thay đổi loại biểu đồ của chuỗi dữ liệu mới tạo.

Cơ sở đã được xây dựng, có nghĩa là bạn có thể tiến hành chuyển đổi hai chuỗi dữ liệu thành cột.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ dòng nào trong số hai dòng biểu thị Chuỗi "Giờ" và Loạt bài “Giờ đã tiêu” và chọn “Thay đổi loại biểu đồ chuỗi.”

Một khi Thay đổi loại biểu đồ cửa sổ bật lên, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

1. Vì Chuỗi "Giờ" và Loạt bài “Giờ đã tiêu” thay đổi "Loại biểu đồ" đến "Cột được nhóm.”
2. Kiểm tra "Trục phụ”Cho cả hai.

Bước # 5: Thêm nhãn dữ liệu tùy chỉnh.

Bước tiếp theo của chúng tôi là thêm các nhãn dữ liệu đặc trưng cho từng giai đoạn. Để bắt đầu, hãy chọn Chuỗi "Giờ" (bất kỳ cột màu cam nào) và chọn “Thêm nhãn dữ liệu.”

Bây giờ, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ nhãn dữ liệu nào và chọn “Định dạng Nhãn Dữ liệu.”

bên trong Định dạng nhãn dữ liệu ngăn tác vụ, thay thế các nhãn dữ liệu mặc định bằng các giá trị tương ứng từ cột Giai đoạn (cột B):

1. Điều hướng đến Nhãn mác Tab Tùy chọn.
2. Kiểm tra "Giá trị từ các ô" hộp.
3. Đánh dấu tất cả các giá trị trong cột Giai đoạn (B2: B9).
4. Nhấp chuột "VÂNG.”
5. Bỏ chọn “Giá trị" hộp.

Bước # 6: Tạo thanh lỗi tùy chỉnh.

Bây giờ đã đến lúc thiết kế các đường gạch ngang dọc biểu thị số giờ được phân bổ cho mỗi giai đoạn. Nhưng các cột chúng tôi có không vừa với hóa đơn-Excel sẽ không cho phép bạn làm cho chúng đủ mỏng.

Đó là nơi các thanh lỗi nhập cảnh để lưu ngày.

1. Chọn bất kỳ cột màu cam nào đại diện cho Chuỗi "Giờ".
2. Đi đến Thiết kế chuyển hướng.
3. Nhấn vào “Thêm phần tử biểu đồ" cái nút.
4. Nhấp chuột "Thanh lỗi.”
5. Lựa chọn "Các tùy chọn thanh lỗi khác.”

bên trong Định dạng thanh lỗi ngăn tác vụ, sửa đổi các thanh lỗi theo cách sau:

1. Chuyển sang Tùy chọn thanh lỗi chuyển hướng.
2. Dưới "Phương hướng," lựa chọn "Dấu trừ.”
3. Dưới "Kiểu kết thúc," lựa chọn "Không có Cap.”
4. Dưới "Số tiền Lỗi,”Đặt Phần trăm có giá trị đối với "100%.”

Trong cùng một ngăn tác vụ, hãy chuyển các thanh lỗi thành các đường đứt nét mà chúng ta cần bằng cách làm theo các bước đơn giản sau:

1. Chuyển sang Điền vào dòng chuyển hướng.
2. Dưới "Hàng," lựa chọn "Đường vẽ liền.”
3. Nhấn vào "Màu phác thảoBiểu tượng ”và chọn xanh đậm.
4. Đặt Chiều rộng đến "3pt.”
5. Thay đổi Loại dấu gạch ngang đến "Dấu gạch ngang dài.”

Bước # 7: Làm cho các cột chồng lên nhau.

Khi bạn đã thiết lập thành công các thanh lỗi, bạn sẽ cần phải làm cho các cột chồng lên nhau một chút. Để làm điều đó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ cột nào đại diện cho Chuỗi "Giờ" (các cột màu cam) và nhấp vào “Định dạng chuỗi dữ liệu.”

bên trong Định dạng chuỗi dữ liệu ngăn tác vụ, hãy làm như sau:

1. Đi đến Tùy chọn chuỗi chuyển hướng.
2. Tăng "Chồng chéo chuỗi" đến "50%.”Nếu cần, hãy chỉnh sửa giá trị này để điều chỉnh mức độ chồng chéo của các cột.

Bước # 8: Tô màu lại các cột.

Tại thời điểm này, biểu đồ dòng thời gian cần một chút tinh chỉnh, vì vậy trước tiên hãy giải quyết bảng phối màu.

Các cột màu cam đã phục vụ tốt cho chúng tôi, nhưng chúng tôi không cần chúng hiển thị trên sơ đồ biểu đồ nữa. Vì chỉ cần loại bỏ chúng sẽ làm hỏng biểu đồ, làm cho các cột trong suốt là cách để thực hiện mà không làm sụp đổ cấu trúc bên dưới.

1. Trong cùng một Định dạng chuỗi dữ liệu ngăn tác vụ, chuyển sang Điền vào dòng chuyển hướng.
2. Dưới "Lấp đầy," lựa chọn "Không có điền.”

Một xuống, một để đi. Tạo chuỗi dữ liệu khác (Loạt bài “Giờ đã tiêu”) nhiều màu sắc hơn bằng cách chọn một số thay thế sáng hơn cho màu xám buồn từ bảng màu.

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ cột nào đại diện Loạt bài “Giờ đã tiêu” và mở Định dạng chuỗi dữ liệu bảng công tác.
2. bên trong Điền vào dòng tab, đặt Lấp đầy đến "Điền đặc.”
3. Mở bảng màu và chọn quả cam.

Điều đó tốt hơn nhiều, phải không?

Bước # 9: Thêm nhãn dữ liệu cho các cột tiến trình.

Để hoàn thiện biểu đồ dòng thời gian, bây giờ bạn có thể thêm một bộ nhãn dữ liệu khác để theo dõi tiến độ thực hiện trên từng nhiệm vụ đang làm. Nhấp chuột phải vào bất kỳ cột nào đại diện cho Loạt bài “Giờ đã tiêu” và chọn “Thêm nhãn dữ liệu.”

Khi đó, nhấp chuột phải vào bất kỳ nhãn dữ liệu nào và mở Định dạng nhãn dữ liệu bảng công tác. Sau đó, chèn các nhãn vào biểu đồ của bạn:

1. Điều hướng đến Tùy chọn nhãn chuyển hướng.
2. Kiểm tra "Giá trị từ các ô" hộp.
3. Đánh dấu tất cả các giá trị trong cột Tiến triển (E2: E9).
4. Nhấp chuột "VÂNG.”
5. Bỏ chọn “Giá trị" hộp.
6. Dưới "Vị trí Nhãn," lựa chọn "Bên trong Căn cứ.”

Bây giờ, trong cùng một ngăn tác vụ, hãy xoay các nhãn dữ liệu tùy chỉnh 270 độ để vừa với các cột.

1. Đi đến Kích thước & Thuộc tính chuyển hướng.
2. Thay đổi "Văn bản chỉ đạo" đến "Xoay tất cả văn bản 270 °.”
3. Điều chỉnh trọng lượng và màu sắc của văn bản để làm cho văn bản dễ nhìn hơn (Nhà > Nét chữ). Bạn cũng có thể cần thay đổi kích thước biểu đồ để tránh chồng chéo dữ liệu (kéo các chốt điều chỉnh kích thước ở các bên của biểu đồ).

Với nhiều dữ liệu trong tay, bạn có thể nhanh chóng có được bức tranh rõ ràng về những gì đang diễn ra.

Bước # 10: Dọn dẹp vùng biểu đồ.

Về mặt kỹ thuật, bạn có biểu đồ cột mốc của mình - nhưng thành thật mà nói, nó trông hơi lộn xộn. Vì vậy, trước khi gọi nó là một ngày, chúng ta hãy loại bỏ các yếu tố thừa của biểu đồ cũng như điều chỉnh một vài chi tiết nhỏ ở đây và ở đó.

Đầu tiên, nhấp chuột phải vào trục tung chính và chọn “Xóa bỏ.”Ditto cho các đường lưới.

Sau đó, nhấp chuột phải vào trục tung phụ và mở Định dạng trục chuyển hướng. Đi đến Tùy chọn trục và bên dưới “Đánh dấu chọn,"Thay đổi cả hai"Loại chính" và "Loại nhỏ" đến "Bên trong.”

Không đóng ngăn tác vụ, hãy chọn trục ngang chính, mở Điền vào dòng tab và thay đổi “Hàng" đến "Không có dòng nào.”

Cuối cùng, thêm tiêu đề trục tung phụ để làm cho biểu đồ cột mốc có nhiều thông tin hơn.

1. Chọn sơ đồ biểu đồ.
2. Đi đến Thiết kế chuyển hướng.
3. Nhấn vào "Thêm phần tử biểu đồ" cái nút.
4. Lựa chọn "Tiêu đề Trục.”
5. Lựa chọn "Chiều dọc thứ cấp.”

Thay đổi tiêu đề của trục tung thứ cấp và của chính biểu đồ để phù hợp với dữ liệu biểu đồ của bạn và bạn vừa vượt qua vạch cuối cùng!

Với biểu đồ dòng thời gian tuyệt đẹp này trong dây đai công cụ của bạn, bất kể mọi thứ có thể trở nên khó khăn như thế nào, bạn luôn có thể chú ý đến bức tranh toàn cảnh mà không bị sa lầy trong quy trình làm việc hàng ngày.