Hướng dẫn này sẽ trình bày cách kiểm tra các công thức trước khi áp dụng chúng cho Định dạng có Điều kiện trong Excel.
Kiểm tra công thức tùy chỉnh - Excel
Khi áp dụng công thức tùy chỉnh cho định dạng có điều kiện trong Excel, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng công thức thực sự trả về giá trị TRUE hoặc FALSE chính xác trong trang tính của bạn để định dạng có điều kiện hoạt động chính xác.
Trước khi tạo Quy tắc định dạng có điều kiện, chúng ta có thể tạo công thức trong "không gian trống" trong sổ làm việc Excel của mình và đảm bảo rằng công thức hoạt động chính xác.
Kiểm tra một công thức để làm nổi bật một ô trong trang tính
Trong ví dụ trên, chúng ta muốn viết một công thức để xem mỗi ô trong trang tính có lớn hơn 5 hay không và nếu nó lớn hơn 5, chúng ta muốn tô màu nền của ô đó.
Chúng ta có thể bắt đầu với ô đầu tiên trong phạm vi - trong trường hợp này là B3, và sau đó chúng tôi có thể kiểm tra từng hàng và cột của phạm vi - xuống đến E11.
Bắt đầu với một công thức đơn giản, chúng ta có thể thấy rằng B3 có giá trị là 5 và do đó KHÔNG lớn hơn 5.
Sau đó, chúng ta có thể sử dụng tay cầm để kéo công thức đó xuống Hàng 11, lưu ý rằng phần hàng của địa chỉ ô (tức là 3) sẽ thay đổi thành số tiếp theo khi chúng ta kéo công thức xuống qua các hàng để B3 sẽ trở thành B4, sau đó B5 và như vậy.
Sau đó, chúng tôi có thể kéo phạm vi ô được đánh dấu qua 4 cột để kiểm tra xem các ô trong Cột C đến E có giá trị lớn hơn 5. Khi chúng tôi kéo công thức qua, phần cột của địa chỉ ô sẽ thay đổi tương ứng - từ cột C đến D đến E thành F.
Như chúng ta có thể thấy, chúng ta nhận được giá trị TRUE hoặc FALSE chính xác tùy thuộc vào giá trị trong ô tương ứng.
Bây giờ chúng ta biết rằng công thức của chúng ta là đúng và chúng ta có thể sử dụng công thức đó để tạo quy tắc định dạng có điều kiện. Như với công thức thử nghiệm của chúng tôi, chúng tôi sử dụng ô đầu tiên trong phạm vi, B3.
= B3> 5
Khi chúng ta có các loại trong công thức, chúng ta có thể đặt Định dạng cho màu nền và bấm OK.
Như bạn có thể thấy công thức = B3> 5 áp dụng cho phạm vi B3: E11. Ô công thức phải luôn tương ứng với ô đầu tiên trong phạm vi được định dạng.
Nhấp chuột Ứng dụng để áp dụng định dạng cho trang tính của bạn.
Kiểm tra một công thức để làm nổi bật một hàng trang tính
Việc áp dụng công thức để thay đổi màu nền của hàng thay vì cột hơi khác và phức tạp hơn một chút.
Hãy xem xét bảng tính sau.
Trong trang tính này, chúng tôi muốn đánh dấu toàn bộ hàng nếu Dự án quá hạn - vì vậy nếu Cột E có một ô trả về giá trị “Quá hạn" thay vì "Kịp thời“, Sau đó chúng tôi muốn đánh dấu toàn bộ hàng mà ô đó nằm trong.
Công thức để làm điều đó rất đơn giản:
= IF (E4 = "Quá hạn", TRUE, FALSE)
Tuy nhiên, nếu chúng tôi áp dụng điều này cho định dạng có điều kiện của mình, thì đây là những gì sẽ được trả về.
Chỉ cột đầu tiên trong phạm vi sẽ được định dạng.
Hãy để chúng tôi thử công thức này trong trang tính Excel của chúng tôi.
Chúng tôi nhận được kết quả mong muốn, TRUE khi Dự án Quá hạn trong cột E. Tuy nhiên, nếu chúng tôi sao chép công thức này cho 5 cột trong phạm vi (Ví dụ: Cột B đến Cột E), kết quả trả về sẽ là FALSE .
Công thức sẽ thay đổi - vì vậy cột E sẽ thay đổi thành cột F - và tất nhiên, không có gì trong cột F, vì vậy công thức sẽ trả về FALSE mỗi lần.
Chúng ta cần đảm bảo rằng công thức CHỈ nhìn vào cột E - nhưng đó là nhìn vào hàng chính xác - vì vậy khi chúng ta sao chép công thức qua, cột E vẫn giữ nguyên. Để làm điều đó, chúng ta cần sử dụng một tham chiếu hỗn hợp để khóa cột tại chỗ.
= $ E4 = "Quá hạn"
Bây giờ khi chúng ta sao chép nó qua 4 cột, cột trong công thức sẽ giữ nguyên, nhưng hàng sẽ thay đổi.
Với công thức của chúng tôi hiện đang hoạt động trong trang tính, chúng tôi có thể tạo công thức tùy chỉnh của mình trong Định dạng có điều kiện.
Khi chúng tôi nhấp vào VÂNG, và Ứng dụng, các hàng có cột E cho biết quá hạn sẽ được đánh dấu.
