Sắp xếp / theo thứ tự chữ cái Danh sách thả xuống trong Excel và Google Trang tính
Hướng dẫn này sẽ trình bày cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái danh sách thả xuống trong Excel và Google Trang tính.
Khi chúng tôi nhập dữ liệu lặp lại vào Excel, đôi khi có thể hữu ích khi có danh sách tùy chọn thả xuống để chọn. Một tính năng mới mạnh mẽ của Excel 365 là khả năng sắp xếp dữ liệu và chỉ hiển thị dữ liệu duy nhất trong danh sách do một tính năng mới được gọi là Các chức năng của mảng động.
Để có được danh sách thả xuống các giá trị duy nhất được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, chúng ta cần sử dụng hai trong số các hàm mới này, đó là các hàm UNIQUE và SORT. Sau đó, chúng tôi có thể sử dụng Xác thực dữ liệu để tạo danh sách thả xuống từ dữ liệu được trả về bởi các hàm này.
Lưu ý rằng bạn cũng có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái bằng VBA.
Hàm SORT
Hàm SORT cho phép chúng ta sắp xếp một danh sách dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái.
Trong một ô trống ở bên phải dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi có thể nhập công thức sau:
| 1 | = SORT (B3: B13) |
Khi chúng ta nhấn ENTER hoặc bấm vào dấu kiểm để nhập công thức vào Excel, danh sách các giá trị được sắp xếp từ phạm vi đã chọn sẽ xuất hiện bên dưới ô mà chúng ta đã nhập công thức của mình vào. Đây được gọi là “phạm vi tràn”.
Phạm vi tràn tự động xuất ra tất cả các giá trị duy nhất có trong phạm vi đã chọn. Lưu ý rằng trong thanh công thức, công thức có màu xám trong phạm vi tràn này do thực tế nó là Công thức mảng động. Nếu chúng ta xóa công thức trong ô G2 chẳng hạn, thì phạm vi tràn cũng sẽ bị xóa. Phạm vi tràn có thể được xác định bằng đường màu xanh lam mỏng xuất hiện xung quanh nó.
Chức năng DUY NHẤT
Hàm UNIQUE là một hàm mảng động khác cho phép chúng ta trích xuất các giá trị duy nhất từ một danh sách.
Trong một ô trống ở bên phải dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi có thể nhập công thức sau:
| 1 | = DUY NHẤT (B3: B13) |
Đối với Hàm SORT, ngay sau khi chúng ta nhấn phím ENTER, Hàm UNIQUE sẽ tràn sang phạm vi tràn và điền vào cột bên dưới ô mà chúng ta đã nhập công thức. Danh sách sẽ chỉ hiển thị các giá trị duy nhất từ phạm vi đã chọn ban đầu của chúng tôi và vì đó là Công thức mảng động, chúng tôi không thể sửa đổi hoặc thay đổi công thức trong phạm vi tràn này.
Kết hợp các hàm SORT và UNIQUE
Bằng cách kết hợp các Hàm SORT và UNIQUE với nhau, chúng ta có thể có được một danh sách chỉ hiển thị các giá trị duy nhất và được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
| 1 | = SORT (DUY NHẤT ((B3: B13))) |
LƯU Ý: Không quan trọng thứ tự chúng ta lồng các hàm; chúng ta cũng có thể sử dụng công thức = DUY NHẤT (SORT (B3: B13)).
Tạo danh sách thả xuống
Bây giờ chúng ta có thể sử dụng phạm vi ô này để tạo danh sách thả xuống để chọn bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu.
1. Chọn phạm vi ô mà chúng tôi muốn danh sách thả xuống xuất hiện, sau đó trong Ruy-băng, lựa chọn Dữ liệu> Xác thực dữ liệu.
2. Bây giờ hãy chọn Danh sách từ Cho phép danh sách, sau đó nhập công thức cho Nguồn của danh sách.
Cần phải đặt thẻ bắt đầu bằng # (#) sau công thức để cho Excel biết rằng chúng tôi yêu cầu toàn bộ phạm vi tràn chứ không chỉ giá trị trong ô riêng lẻ (ví dụ: G2).
3. Nhấp vào VÂNG để tạo danh sách thả xuống được sắp xếp trong phạm vi đã chọn.
Cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái một danh sách thả xuống trong Google Trang tính
Các LOẠI và DUY NHẤT Các hàm hoạt động theo cách tương tự trong Google Trang tính cũng như trong Excel.
1. Để tạo danh sách thả xuống, Điểm nổi bật phạm vi ô sẽ chứa danh sách thả xuống, sau đó trong Thực đơn, lựa chọn Xác nhận dữ liệu.
2. Trong khi phạm vi ô để chứa danh sách thả xuống sẽ tự động được điền từ lựa chọn của chúng tôi ở trên, chúng tôi cần nhập Tiêu chuẩn. Liệt kê từ một phạm vi được chọn tự động và sau đó chúng tôi cần nhập toàn bộ phạm vi ô cho danh sách tiêu chí (ví dụ: G3: G7). Chức năng thẻ bắt đầu bằng # mà Excel sử dụng không tồn tại trong Google Trang tính.
3. Nhấp vào Cứu để chèn danh sách thả xuống đã sắp xếp vào bảng tính Google.
