Tách một ô thành hai hoặc nhiều cột trong Excel và Google Trang tính
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách chia nội dung của ô thành hai hoặc nhiều cột trong Excel.
Một tác vụ phổ biến trong Excel là chia nội dung của một ô thành nhiều ô. Điều này thường cần thiết khi dữ liệu được xuất từ một số phần mềm khác sang Excel và cần được sắp xếp trước khi chúng có thể được sử dụng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng Văn bản thành cột, hoặc với một dấu phân cách - như dấu cách, dấu phẩy, tab, v.v. - hoặc bằng dấu chiều rộng của mỗi phần của văn bản.
Văn bản thành cột
Sử dụng Dấu phân cách
Có lẽ yêu cầu thường xuyên nhất trong Excel là tách tên đầy đủ thành họ và tên. Giả sử bạn có danh sách các tên như hình dưới đây trong Cột B và muốn chia nó thành tên (Cột C) và họ (Cột D). Dấu phân cách rõ ràng ở đây là khoảng cách giữa họ và tên.
1. Chọn một dải ô có dữ liệu bạn muốn tách. Trong trường hợp này, đó là B2: B8.
2. Trong Ruy-băng, đi đến Dữ liệu> Văn bản thành cột.
3. Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột sẽ xuất hiện. Trong bước đầu tiên, đặt loại tệp thành Delimited (tùy chọn này được chọn theo mặc định) và nhấp vào Tiếp theo.
4. Trong bước thứ hai, chọn một dấu phân cách, trong trường hợp này là một khoảng trắng. Khi bạn chọn dấu phân cách, một dòng xuất hiện trong Xem trước dữ liệu để hiển thị cách dữ liệu sẽ được phân chia.
Bạn cũng có thể chọn tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy hoặc bất kỳ ký tự nào khác mà bạn xác định làm dấu phân cách.
5. Trong bước cuối cùng, xác định định dạng dữ liệu cột. Theo mặc định, các cột mới có định dạng chung, nhưng bạn có thể đặt chúng thành văn bản, ngày tháng hoặc bất kỳ định dạng nào khác mà bạn cần (Nâng cao).
Chọn các cột (giữ ĐIỀU KHIỂN và, trong Xem trước dữ liệu, hãy nhấp vào tiêu đề của các cột có định dạng bạn muốn đặt). Dưới Định dạng dữ liệu cột, lựa chọn Chữ. Bạn cũng cần xác định đích nơi các cột sẽ được lấp đầy. Trong trường hợp này, đích là ô C2.
Kết quả là Cột C và D được điền với tên và họ được tách riêng.
Chiều rộng cố định
Một tùy chọn khác khi tách văn bản thành các cột là sử dụng Chiều rộng cố định. Khi bạn sử dụng Chiều rộng cố định, Văn bản thành Cột sẽ chia văn bản theo một số ký tự nhất định chứ không phải ở dấu phân cách. Một ví dụ điển hình của phương pháp này là tách mã ZIP và tên thành phố, vì mã ZIP luôn có năm chữ số. Giả sử bạn có mã ZIP và tên thành phố trong Cột B và bạn muốn chia chúng thành Cột C và D.
1. Để tách dữ liệu, trước tiên hãy chọn một dải ô có dữ liệu bạn muốn tách. Trong trường hợp này, đây là B2: B9.
2. Trong Ruy-băng, đi đến Dữ liệu> Văn bản thành cột.
3. Một lần nữa, Trình hướng dẫn Văn bản thành Cột sẽ xuất hiện. Trong bước đầu tiên, đặt loại tệp thành Chiều rộng cố định và nhấp vào Tiếp theo.
4. Trong bước thứ hai, đặt dấu ngắt dòng trong dữ liệu xem trước bằng cách nhấp vào giữa mã ZIP và tên thành phố.
Bạn có thể nhấp đúp vào dòng ngắt để xóa nó hoặc chọn và kéo để di chuyển nó đến một vị trí khác.
5. Trong bước cuối cùng, xác định định dạng dữ liệu cột. Theo mặc định, các cột mới có định dạng chung. (Bạn có thể thay đổi điều đó như được mô tả trong chủ đề trước.) Bạn cũng cần xác định đích nơi các cột sẽ được lấp đầy. Trong trường hợp này, đích là ô C2.
Kết quả cuối cùng là mã ZIP và tên thành phố được chia thành Cột C và D.
Văn bản thành cột trong Google Trang tính
Việc tách văn bản thành các cột hoạt động hơi khác trong Google Trang tính. Sự khác biệt chính là bạn không thể đặt ô đích, vì vậy dữ liệu tách sẽ ghi đè lên dữ liệu ban đầu. Ngoài ra, Google Trang tính tự động phát hiện dấu phân cách, nhưng bạn cũng có thể đặt dấu phân cách theo ý muốn. Các bước để tách các ô văn bản trong Google Trang tính như sau.
1. Chọn phạm vi ô bạn muốn tách (B2: B9).
2. Đi tới Dữ liệu> Tách văn bản thành cột.
Kết quả là, bạn nhận được dữ liệu được chia thành hai cột, bắt đầu từ ô B2. (Cột ban đầu bị ghi đè.)
Lưu ý rằng, nếu bạn nhấp vào Dấu phân cách ở góc dưới cùng bên phải, bạn có thể chọn dấu phân cách (dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm, dấu cách hoặc tùy chỉnh). Như bạn có thể thấy trong hình trên, Google Trang tính tự động nhận ra rằng dấu phân cách cột là một khoảng trắng và phân chia văn bản dựa trên đó.
