✅ Bảng tổng hợp | Kiến thức cơ bản về excel 2025

Mục lục

Bảng Pivot về bản chất là một cách để trích xuất dữ liệu và trình bày nó ở dạng có thể đọc được. Bảng tổng hợp là một cách tuyệt vời để thẩm vấn dữ liệu và tạo bảng thông tin có thể được làm mới khi dữ liệu thô thay đổi!

Ví dụ làm việc: bạn yêu cầu một bảng hiển thị như sau:

Tổng cộng bạn có bao nhiêu vị trí (FTE thực tế)
Được chia nhỏ theo Chức danh vị trí
Chia nhỏ theo tình trạng việc làm (Perm / Temp / Casual)

Khi bạn có dữ liệu thô, bạn tạo bảng tổng hợp trên dữ liệu thô của mình:

Từ thanh công cụ, hãy chọn Dữ liệu> Bảng tổng hợp và Báo cáo biểu đồ tổng hợp…
Bấm tiếp

Kiểm tra xem dữ liệu bạn muốn đưa vào bảng tổng hợp có được đánh dấu trong Phạm vi

Bấm tiếp
Nếu bạn muốn bảng tổng hợp của mình xuất hiện trong một trang tính (tab) mới, hãy nhấp vào kết thúc. Ngược lại, nếu bạn muốn nó xuất hiện trong cùng một trang tính (tức là - bên dưới dữ liệu), hãy bấm Trang tính hiện có và chọn ô đầu tiên sau dữ liệu và sau đó bấm kết thúc

Khung bảng tổng hợp sẽ xuất hiện.

Nếu Danh sách Trường Pivot Table (hiển thị ở bên phải, phía trên) không có trong dạng xem thì bạn sẽ cần phải mở nó:
Nhấp chuột phải vào thanh công cụ (bất kỳ nơi nào trong hình vuông bên dưới):

Lựa chọn PivotTable.
Nhấp chuột Hiển thị danh sách trường

Các trường bây giờ sẽ ở trong chế độ xem và bạn có thể kéo hộp sang bên phải để khóa nó vào đúng vị trí.

Bước tiếp theo là kéo các trường bạn cần vào các vùng bảng để tạo bảng. Cấu trúc bảng tổng hợp như sau:

Cách sử dụng điển hình của các khu vực:

VÙNG LỌC ẨN: Bộ lọc các vị trí được tài trợ thường xuyên

KHU VỰC RIÊNG CỘT: Loại vị trí, Loại việc làm, Cơ sở Việc làm, Phân loại

KHU VỰC MÁY RIÊNG ROW: Đơn vị tổ chức, Vị trí, Tiêu đề Vị trí

VÙNG DỮ LIỆU CƠ BẢN: Headcounts, FTE's

Kéo các trường sau vào các khu vực: VÙNG LỌC ẨN: Không có
KHU VỰC RIÊNG CỘT: Loại vị trí

KHU VỰC MÁY RIÊNG ROW: Chức danh

VÙNG DỮ LIỆU CƠ BẢN: FTE thực tế

Bảng tổng hợp sẽ trông như thế này:

Lưu ý rằng dữ liệu cơ sở đã được đặt mặc định là "Số lượng FTE thực tế". Điều này có nghĩa là mỗi vị trí đã được tính là 1 không liên quan đến giá trị FTE. Nếu trường cơ sở là Headcount thì điều này sẽ đúng (vì tất cả các giá trị sẽ là 1) tuy nhiên đó là giá trị FTE và chúng yêu cầu tổng chứ không phải là số.

Để thay đổi trường cơ sở thành tổng, hãy nhấp chuột phải vào trường (được khoanh tròn bên dưới):

Lựa chọn Cài đặt trường…

Lựa chọn Tổng.

Nhấp chuột Con số…

Lựa chọn Con số và 2 chữ số thập phân sau đó bấm OK.

Dữ liệu đáng lẽ đã thay đổi thành số thập phân.
Để sắp xếp lại các cột Loại Vị trí: Nhấp chuột phải vào Thông thường> Thứ tự> Chuyển đến Kết thúc

Bây giờ bạn có bảng hoàn chỉnh của mình với các cột theo thứ tự Vĩnh viễn, Tạm thời, Bình thường.

Trong hai hướng dẫn này (hai phần), bạn sẽ học được một số mẹo hay về bảng tổng hợp:

1) Để điền các giá trị trống bằng số không:Nhấp chuột phải vào trường dữ liệu cơ sở (khoanh tròn bên dưới)

Lựa chọn Tùy chọn bảng…

Gõ 0 vào các ô trống, hiển thị (khoanh tròn bên dưới)

Bấm OK.

Bảng tổng hợp bây giờ nên thay thế các ô trống bằng các số không.

2) Để ẩn cột Tổng số:

Nhấp chuột phải vào trường dữ liệu cơ sở (“Tổng FTE thực tế” được hiển thị ở trên)

Lựa chọn Tùy chọn bảng…

Bỏ chọn Tổng số tiền lớn cho hàng (khoanh bên dưới)

Cột tổng bây giờ đã được xóa.

3) Để thêm một bộ lọc ẩn vào bảng tổng hợp:Kéo trường có chứa bộ lọc vào vùng lọc dữ liệu ẩn (tức là - Đơn vị tổ chức cấp 04)

Nhấp vào mũi tên xuống để chọn bộ lọc đơn vị tổ chức. Chọn bộ lọc cần thiết (tức là - Thể thao và Giải trí)

Bảng tổng hợp hiện chỉ hiển thị các vị trí đó trong Đơn vị tổ chức cấp 04, Thể thao và Giải trí.

4) Để chỉ hiển thị các tiêu đề vị trí đã chọn:

Nhấp vào mũi tên xuống để chọn Chức danh lọc

Để lựa chọn dễ dàng hơn, hãy kéo danh sách ra bên ngoài để hiển thị nhiều vị trí hơn

Nếu có nhiều giá trị trong danh sách và bạn chỉ muốn một vài giá trị, hãy bắt đầu bằng cách bỏ chọn Hiển thị tất cả (hiển thị bên dưới) để bỏ chọn tất cả các giá trị