Hướng dẫn này sẽ trình bày cách tạo biểu đồ hiệu suất trong tất cả các phiên bản Excel: 2007, 2010, 2013, 2016 và 2022.
Là bánh mì và bơ của bất kỳ người quản lý dự án nào phụ trách các nhóm phát triển phần mềm nhanh nhẹn, biểu đồ burndown thường được sử dụng để minh họa nỗ lực còn lại của một dự án trong một khoảng thời gian nhất định.
Tuy nhiên, biểu đồ này không được hỗ trợ trong Excel, có nghĩa là bạn sẽ phải vượt qua tất cả các loại vòng để tự xây dựng nó. Nếu điều đó nghe có vẻ khó khăn, hãy xem Phần bổ trợ của Trình tạo biểu đồ, một công cụ mạnh mẽ, thân thiện với người mới để tạo biểu đồ nâng cao trong Excel mà chỉ cần nhấc ngón tay của bạn lên.
Trong hướng dẫn từng bước này, bạn sẽ học cách tạo biểu đồ hạn chế đáng kinh ngạc này trong Excel từ đầu:
Vậy hãy bắt đầu.
Bắt đầu
Với mục đích minh họa, giả sử công ty CNTT nhỏ của bạn đã phát triển một ứng dụng lập ngân sách hoàn toàn mới trong khoảng sáu tháng. Trước khi đạt được cột mốc quan trọng đầu tiên để hiển thị tiến trình cho khách hàng, nhóm của bạn có tám tuần để triển khai bốn tính năng cốt lõi. Là một nhà quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm, bạn ước tính sẽ mất 240 giờ để hoàn thành công việc.
Nhưng lo và này, điều đó không thành công. Nhóm nghiên cứu không đáp ứng được thời hạn. Rốt cuộc, cuộc đời không phải là một bộ phim của Disney! Có chuyện gì? Trong nỗ lực đi đến tận cùng của vấn đề để tìm ra thời điểm mà mọi thứ đã đi chệch hướng, bạn bắt đầu xây dựng một biểu đồ hạn chế.
Bước # 1: Chuẩn bị tập dữ liệu của bạn.
Hãy xem nhanh tập dữ liệu cho biểu đồ:
Xem nhanh từng yếu tố:
- Dữ liệu gốc: Khá dễ hiểu - đây là dữ liệu thực tế được tích lũy trong tám tuần.
- Đầu vào biểu đồ: Bảng này sẽ tạo thành xương sống của biểu đồ. Hai bảng phải được tách biệt để có được nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các giá trị nhãn dữ liệu ngang (sẽ tìm hiểu thêm về điều đó sau).
Bây giờ, hãy xem qua bảng thứ hai chi tiết hơn để bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh biểu đồ chuẩn bị của mình.
Giờ dự kiến: Điều này thể hiện số giờ hàng tuần được phân bổ cho dự án. Để tính toán các giá trị, hãy cộng ước tính ban đầu cho mỗi nhiệm vụ và chia tổng đó cho số ngày / tuần / tháng. Trong trường hợp của chúng tôi, bạn cần nhập công thức sau vào ô C9: = SUM ($ B $ 2: $ B $ 5) / 8.
Mẹo nhanh: kéo chốt điền ở góc dưới cùng bên phải của ô được đánh dấu (C9) trên phạm vi D9: J9 để sao chép công thức vào các ô còn lại.
Giờ thực tế: Điểm dữ liệu này minh họa tổng thời gian dành cho dự án trong một tuần cụ thể. Trong trường hợp của chúng tôi, hãy sao chép = SUM (C2: C5) vào ô C10 và kéo công thức trên phạm vi D10: J10.
Nỗ lực còn lại: Hàng này hiển thị số giờ còn lại cho đến khi hoàn thành dự án.
- Đối với giá trị trong cột Bắt đầu (B11), chỉ cần tính tổng số giờ ước tính bằng cách sử dụng công thức sau: = SUM (B2: B5).
- Cho phần còn lại (C11: J11), sao chép = B11-C10 vào ô C11 và kéo công thức qua các ô còn lại (D11: J11).
Burndown lý tưởng: Danh mục này đại diện cho xu hướng lý tưởng về số giờ bạn cần dành cho dự án của mình mỗi tuần để đáp ứng thời hạn của bạn.
- Đối với giá trị trong cột Bắt đầu (B12), sử dụng cùng một công thức như B11: = SUM (B2: B5).
- Cho phần còn lại (C12: J12), sao chép = B12-C9 vào ô C12 và kéo công thức qua các ô còn lại (D12: J12).
Thời gian ngắn? Tải xuống bảng tính Excel được sử dụng trong hướng dẫn này và thiết lập biểu đồ chuẩn bị tùy chỉnh trong vòng chưa đầy năm phút!
Bước # 2: Tạo biểu đồ đường.
Sau khi chuẩn bị tập hợp dữ liệu của bạn, đã đến lúc tạo biểu đồ đường.
- Đánh dấu tất cả dữ liệu từ bảng Đầu vào biểu đồ (A9: J12).
- Điều hướng đến Chèn chuyển hướng.
- Nhấn vào "Chèn Biểu đồ Đường hoặc Khu vực" biểu tượng.
- Lựa chọn "Hàng.”
Bước # 3: Thay đổi nhãn trục hoành.
Mọi dự án đều có một mốc thời gian. Thêm nó vào biểu đồ bằng cách sửa đổi các nhãn trục hoành.
- Nhấp chuột phải vào trục hoành (hàng số dọc phía dưới).
- Lựa chọn "Chọn dữ liệu.”
Trong cửa sổ xuất hiện, dưới Nhãn Trục ngang (Danh mục), chọn “Chỉnh sửa" cái nút.
Bây giờ, đánh dấu tiêu đề của bảng thứ hai (B8: J8) và nhấp vào “VÂNG”Hai lần để đóng hộp thoại. Lưu ý rằng vì trước đó bạn đã tách hai bảng, bạn có toàn quyền kiểm soát các giá trị và có thể thay đổi chúng theo cách bạn thấy phù hợp.
Bước # 4: Thay đổi loại biểu đồ mặc định cho Chuỗi “Giờ dự kiến” và “Giờ thực tế” và đẩy chúng sang trục phụ.
Chuyển chuỗi dữ liệu đại diện cho số giờ theo kế hoạch và giờ thực tế thành biểu đồ cột theo nhóm.
- Trên chính biểu đồ, bấm chuột phải vào dòng Chuỗi "Giờ dự kiến" hoặc Loạt bài “Giờ thực tế”.
- Lựa chọn "Thay đổi loại biểu đồ chuỗi.”
Tiếp theo, điều hướng đến Kết hợp và thực hiện như sau:
- Vì Chuỗi "Giờ dự kiến", thay đổi "Loại biểu đồ" đến "Cột được nhóm. ” Ngoài ra, hãy kiểm tra Trục phụ hộp.
- Lặp lại cho Chuỗi "Giờ thực tế".
- Nhấp chuột "VÂNG.”
Bước # 5: Sửa đổi tỷ lệ trục thứ cấp.
Như bạn có thể nhận thấy, thay vì giống như một quả anh đào ở trên, biểu đồ cột nhóm chiếm một nửa không gian, đánh cắp tất cả sự chú ý từ biểu đồ đường chính. Để khắc phục sự cố, hãy thay đổi tỷ lệ trục phụ.
Đầu tiên, nhấp chuột phải vào trục phụ (cột số ở bên phải) và chọn “Định dạng trục.”
Trong ngăn tác vụ bật lên, trong Tùy chọn trục tab, dưới Bounds, đặt Giới hạn tối đa giá trị khớp với giá trị của tỷ lệ trục chính (dọc bên trái của biểu đồ).
Trong trường hợp của chúng tôi, giá trị phải được đặt thành 300 (số ở trên cùng của tỷ lệ trục chính).
Bước # 6: Thêm những nét cuối cùng.
Về mặt kỹ thuật, công việc đã hoàn thành, nhưng vì chúng tôi từ chối giải quyết cho sự tầm thường, hãy “chỉnh sửa” biểu đồ bằng cách tận dụng những gì Excel cung cấp.
Đầu tiên, tùy chỉnh đường liền nét đại diện cho xu hướng lý tưởng. Nhấp chuột phải vào nó và chọn “Định dạng chuỗi dữ liệu.”
Khi đó, hãy làm như sau:
- Trong ngăn tác vụ xuất hiện, hãy chuyển sang Điền vào dòngchuyển hướng.
- Nhấn vào Màu đường kẻ biểu tượng và chọn màu xanh lá cây đậm.
- Nhấn vào Loại dấu gạch ngang biểu tượng.
- Lựa chọn "Dấu gạch ngang dài.”
Bây giờ, chuyển sang dòng hiển thị nỗ lực còn lại. Lựa chọn Loạt bài “Nỗ lực còn lại” và nhấp chuột phải để mở “Định dạng chuỗi dữ liệu" bảng công tác. Sau đó làm như sau:
- Chuyển sang Điền vào dòng chuyển hướng.
- Nhấn vào Màu đường kẻ và chọn màu xanh lam.
- Đi đến Đánh dấu chuyển hướng.
- Dưới Tùy chọn điểm đánh dấu, lựa chọn "Được xây dựng trong”Và tùy chỉnh loại và kích thước điểm đánh dấu.
- Điều hướng đến “Lấp đầy”Ngay bên dưới nó để gán màu đánh dấu tùy chỉnh.
Tôi cũng đã thay đổi màu cột trong biểu đồ cột nhóm thành màu sáng hơn để làm nổi bật biểu đồ đường.
Như một điều chỉnh cuối cùng, hãy thay đổi tiêu đề biểu đồ. Bây giờ bạn đã vượt qua vạch đích!
Và thì đấy, bạn vừa thêm một mũi tên khác vào bộ rung của mình. Biểu đồ Burndown sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy những rắc rối đến từ một chặng đường dài và đưa ra quyết định tốt hơn khi bạn quản lý các dự án của mình.
