Hãy tưởng tượng rằng chúng ta có một số Số liệu bán hàng cho một công ty:
Và chúng tôi muốn tìm Tổng số liệu của năm cho đến nay. Chúng tôi có thể thêm một trình đơn thả xuống như vậy:
Để chúng tôi có thể chỉ định tháng hiện tại. Do đó, bây giờ chúng tôi muốn tính ra năm tính đến tháng Ba. Định dạng đơn giản nhất sẽ là có một công thức mở rộng trên phạm vi:
Và sau đó chúng tôi sẽ thay đổi công thức hàng tháng.
Tuy nhiên, Excel cho phép một cách tiếp cận khác. Chúng tôi có thể thiết lập một phạm vi động có kích thước thay đổi vào tháng mà chúng tôi đang ở. Khi chúng tôi thay đổi tháng trong trình đơn thả xuống thì kích thước của phạm vi sẽ thay đổi.
Vì vậy, đối với tháng 3, phạm vi này dài 3 cột và đối với tháng 6, phạm vi này sẽ dài 6 tháng.
Kích thước của phạm vi được điều chỉnh bởi tháng. Một cách để xây dựng công thức này là sử dụng hàm Tháng:
= Tháng (c8)
Trong đó c8 là địa chỉ ô của danh sách thả xuống của chúng tôi. Tuy nhiên, phương pháp được ưu tiên là sử dụng hàm MATCH để xác định vị trí của các tháng hiện tại trong tất cả các tháng trong báo cáo của chúng tôi:
TRẬN ĐẤU (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0)
Ở đâu:
• c8 là địa chỉ ô của tháng hiện tại
• C3: J3 là địa chỉ của tất cả các tháng của chúng tôi
• 0 là đảm bảo khớp chính xác
Bây giờ chúng ta có thể chỉ định kích thước phạm vi động của mình bằng hàm OFFSET có 5 đối số:
= OFFSET (tham chiếu, hàng, cột, chiều cao, chiều rộng)
Ở đâu:
• Tham chiếu là góc trên cùng bên trái của phạm vi động của chúng tôi - ô C5 - ô đầu tiên mà chúng tôi muốn tính tổng
• Hàng - số hàng xuống từ ô cơ sở của chúng ta - đây là 0
• Cols - số cols đối với lệnh gọi cơ sở của chúng tôi - đây là 0
• Chiều rộng của phạm vi động của chúng tôi - trong trường hợp này là 3. Tuy nhiên, vì chúng tôi muốn phạm vi thay đổi theo tháng, chúng tôi sẽ đặt các công thức TRẬN ĐẤU của chúng tôi ở đây
• Đây là chiều cao của phạm vi động của chúng tôi là 1
Vì vậy, các công thức OFFSET của chúng tôi là:
= OFFSET (c5,0,0, MATCH (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0), 1)
Cuối cùng, chúng ta cần nói Excel với SUM điều này để cung cấp các công thức hoàn chỉnh như:
= SUM (OFFSET (c5,0,0, MATCH (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0), 1))
Chúng ta có:
Bây giờ, nếu chúng ta thay đổi tháng trong menu thả xuống, thì con số chính xác từ năm đến nay sẽ chuyển qua:
Vì đây là một bản cập nhật tự động, phương pháp này có những ưu điểm sau:
• Không cần thay đổi công thức mỗi tháng
• Vì có ít thay đổi công thức hơn, ít phạm vi lỗi hơn
• Bảng tính có thể được sử dụng bởi một số người có kiến thức Excel hạn chế - họ có thể chỉ cần thay đổi menu thả xuống và không bị làm phiền bởi các công thức
