Sử dụng văn bản thành cột (phân tích cú pháp dữ liệu) trong Excel và Google Trang tính
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách sử dụng Văn bản thành Cột để phân tích cú pháp dữ liệu trong Excel và Google Trang tính.
Tách văn bản thành các cột bằng dấu phân cách
Trong Excel, bạn thường có dữ liệu được xuất từ một số phần mềm khác. Nó có thể được định dạng là một chuỗi dài được phân tách bằng dấu phân cách (dấu phẩy, dấu chấm phẩy, v.v.). Ví dụ: hãy xem hình bên dưới, hiển thị danh sách các sản phẩm được phân tách bằng dấu chấm phẩy trong một ô (B1):
Để xem dữ liệu này một cách thích hợp trong Excel, hãy sử dụng Văn bản thành Cột và chia sản phẩm thành các cột riêng biệt.
1. Chọn một ô văn bản (B1) và trong Ruy-băng, đi đến Dữ liệu> Văn bản thành cột.
2. Trong Bước 1 của Trình hướng dẫn Văn bản thành Cột, hãy để kiểu dữ liệu mặc định (Phân cách) và nhấp vào Kế tiếp.
3. Ở Bước 2, hãy kiểm tra Dấu chấm phẩy làm dấu phân cách và nhấp vào Kế tiếp.
Các dấu phân cách có thể có khác là tab, dấu phẩy, dấu cách hoặc một dấu phân cách khác do người dùng xác định. bên trong Xem trước dữ liệu, bạn có thể thấy dữ liệu sẽ được phân định như thế nào với cài đặt hiện tại.
4. Trong bước cuối cùng, hãy để nguyên định dạng dữ liệu mặc định (Chung) và nhấp vào Kết thúc. (Xem phần “Định dạng Cột” bên dưới để biết các tùy chọn khác và thêm thông tin về bước này.) Điểm đến, để lại ô ban đầu (B1) để chia dữ liệu thành các cột bắt đầu từ ô B1.
Kết quả là văn bản từ ô B1 được chia thành các cột B-F, với các dấu ngắt cột dựa trên dấu phân cách bằng dấu chấm phẩy.
Bạn cũng có thể sử dụng mã VBA để chia văn bản thành các cột.
Định dạng cột
Trong ví dụ trên, các định dạng dữ liệu cột được để làm mặc định (chung). Thay vào đó, để định dạng một cột (ví dụ: Cột 4) dưới dạng văn bản, (1) hãy nhấp vào cột trong bản xem trước dữ liệu của Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột Bước 3 và (2) chọn Chữ vì Định dạng dữ liệu cột.
Ngoài ra, để định dạng tất cả các cột cùng một lúc dưới dạng văn bản, hãy (1) nhấp vào cột đầu tiên, sau đó (2) nhấn và giữ SHIFT trên bàn phím và nhấp vào cột cuối cùng trong Xem trước dữ liệu. (3) Chọn Chữ như là Định dạng dữ liệu cột.
Tách văn bản thành các cột theo cách thủ công (Chiều rộng cố định)
Bạn cũng có thể xác định vị trí các cột sẽ được tách. Điều này thường cần thiết nếu bạn không có dấu phân tách (hoặc cùng một dấu phân cách) trong chuỗi văn bản và muốn điều chỉnh nó theo cách thủ công. Giả sử bạn có dữ liệu giống như trong ví dụ trước trong ô B1, giờ chỉ được phân tách bằng dấu cách.
1. Để phân tích cú pháp văn bản này theo cách thủ công, hãy chọn một ô văn bản (B1) và trong Ruy-băng, đi đến Dữ liệu> Văn bản thành cột.
2. Trong Bước 1 của Trình hướng dẫn, hãy chọn Chiều rộng cố định và bấm vào Kế tiếp. Tùy chọn Chiều rộng cố định sẽ tự động nhận ra các khoảng trắng trong văn bản và chia nhỏ dữ liệu tại mỗi khoảng trắng.
3. Trong Bước 2, bạn có thể xem bản xem trước của việc chia nhỏ dữ liệu dựa trên một khoảng trắng làm dấu phân cách. Nhưng nếu bạn muốn giữ lại Bàn phím và Chuột cùng trong một cột?
Kéo dòng giữa hai giá trị và thả nó xuống dòng tiếp theo (trước Diễn giả). Bằng cách kéo dấu phân cách dòng, bạn có thể điều chỉnh thủ công văn bản sẽ đi trong cột nào. Cuối cùng, bấm vào Kế tiếp.
4. Trong bước cuối cùng của Wizard, hãy để lại các tùy chọn mặc định và nhấp vào Kết thúc.
Cuối cùng, văn bản từ B1 được chia thành các ô B1: B4 dựa trên dấu cách, ngoại trừ cột thứ ba, nơi bạn đặt theo cách thủ công Bàn phím và Chuột cùng ở ô D3.
Tách văn bản thành các cột trong Google Trang tính
Google Trang tính cũng có chức năng Văn bản thành Cột, nhưng các bước thực hiện khác nhau.
1. Đầu tiên, kích chuột phải một ô văn bản (B1) và trong Thực đơn, đi đến Dữ liệu> Tách văn bản thành cột.
2. Nhấp vào Dấu phân cách nút xuất hiện và chọn Dấu chấm phẩy.
Kết quả của bước này, văn bản từ B1 hiện được chia thành các Cột B-F với các ngắt cột dựa trên dấu phân cách bằng dấu chấm phẩy.
Tách văn bản thành các cột bằng cách sử dụng hàm SPLIT
Bạn cũng có thể sử dụng Hàm SPLIT trong Google Trang tính để chia văn bản thành các cột dựa trên dấu phân cách. Để thực hiện việc này, hãy nhập công thức:
| 1 | = SPLIT (B1, ";") |
Hàm SPLIT lấy ô đã cho (B1) và tách nó thành các ô liền kề dựa trên dấu phân cách (trong trường hợp này là dấu chấm phẩy). Với Hàm SPLIT, một dấu phân cách có thể được cung cấp động do kết quả của một số công thức khác.
