Mở rộng / Thu gọn Hàng hoặc Cột trong Excel và Google Trang tính
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách mở rộng và thu gọn các hàng hoặc cột bằng cách nhóm chúng trong Excel và Google Trang tính.
Excel cho phép chúng tôi nhóm và hủy nhóm dữ liệu, cho phép chúng tôi mở rộng hoặc thu gọn các hàng và cột để tổ chức bảng tính của mình tốt hơn. Điều này có thể thực hiện được bởi nhóm dữ liệu theo cách thủ công hoặc sử dụng Đường viền tự động Lựa chọn.
Nhóm và Bỏ nhóm hàng theo cách thủ công
Nếu chúng ta muốn nhóm hàng trong Excel, chúng ta cần tổ chức dữ liệu theo cách tương thích với chức năng nhóm của Excel. Điều này có nghĩa là chúng ta cần một số cấp độ thông tin được sắp xếp chính xác và tổng phụ cho mỗi cấp độ thông tin mà chúng tôi muốn nhóm. Ngoài ra, dữ liệu không được có bất kỳ hàng hoặc khoảng trống nào.
Trong ví dụ sau, chúng tôi có tổng doanh thu mỗi tháng theo sản phẩm. Do đó, dữ liệu được sắp xếp theo tháng và sản phẩm và chúng tôi có tổng phụ cho mỗi tháng, như chúng tôi muốn nhóm dữ liệu theo tháng.
Để nhóm dữ liệu cho 21 tháng 1 và 21 tháng 2:
1. (1) Chọn dữ liệu trong cột mà chúng tôi muốn nhóm. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là 21 tháng 1, vì vậy chúng tôi sẽ chọn C2: C8. Sau đó, trong Ruy-băng, (2) đi đến Dữ liệu và trong Đề cương , (3) nhấp vào Tập đoàn biểu tượng. (Lưu ý rằng bạn cũng có thể sử dụng phím tắt để thay thế: ALT + SHIFT + mũi tên phải).
3. Trong cửa sổ mới, để lại hàng đã chọn vì chúng tôi muốn nhóm các hàng và nhấp vào VÂNG.
Kết quả là, chúng tôi nhận được thanh phác thảo ở phía bên trái với 21 tháng 1 được nhóm lại.
4. Nếu chúng ta muốn thu gọn nhóm này dữ liệu, chúng tôi chỉ cần bấm vào dấu trừ trong thanh phác thảo.
Như trong hình bên dưới, tất cả các hàng có 21 tháng 1 trong Cột C bây giờ được thu gọn và chỉ tổng phụ của khoảng thời gian này vẫn còn hiển thị.
5. Như trong Bước 4, chúng ta có thể mở rộng nhóm (hiển thị các hàng) một lần nữa, bằng cách nhấp vào dấu cộng. Thực hiện theo các bước tương tự chính xác, chúng tôi cũng có thể nhóm dữ liệu cho 21 tháng 2.
Nhóm và Bỏ nhóm Nhiều Cấp độ Dữ liệu
Giả sử chúng tôi muốn thêm một cấp độ nhóm dữ liệu khác: Sản phẩm. Đầu tiên, thêm tổng phụ cho tất cả các sản phẩm.
Hiện tại, chúng tôi có hai nhóm cho Tháng cấp và tổng phụ cho các tháng và sản phẩm. Bây giờ, chúng tôi muốn thêm nhóm cho các sản phẩm. Chúng tôi có thể làm điều này theo cách chính xác như chúng tôi đã làm trong nhiều tháng. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ thêm sáu nhóm dữ liệu, chọn - riêng - Bàn phím (D2: D4), Chuột (D6: D7), v.v. Kết quả là, dữ liệu và thanh phác thảo của chúng ta trông giống như hình bên dưới.
Bây giờ chúng ta có hai thanh phác thảo và thanh thứ hai đại diện cho các nhóm sản phẩm. Do đó, chúng tôi có thể thu gọn tất cả các nhóm sản phẩm và sắp xếp dữ liệu theo cách chỉ hiển thị tổng phụ mỗi tháng cho mỗi sản phẩm.
Nhóm và Bỏ nhóm các hàng bằng cách sử dụng đường viền tự động
Thay vì tạo nhóm theo cách thủ công, chúng ta cũng có thể để Excel phác thảo tự động Dữ liệu của chúng tôi. Điều này có nghĩa là, nếu chúng ta có dữ liệu có cấu trúc tốt, Excel sẽ tự động nhận dạng các nhóm và nhóm dữ liệu.
Để Excel tự động phác thảo dữ liệu, (1) nhấp vào bất kỳ đâu trong dữ liệu, sau đó trong Ruy-băng, (2) đi đến Dữ liệu , nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Nhómvà (3) chọn Đường viền tự động.
Chúng tôi nhận được gần như các thanh phác thảo giống như trong ví dụ thủ công vì Excel có thể nhận ra các nhóm dữ liệu. Sự khác biệt duy nhất là tùy chọn Auto Outline tạo thêm một nhóm nữa cho Grand Total, có thể thu gọn tất cả dữ liệu ngoại trừ Total.
Đến loại bỏ các thanh phác thảo được tạo bởi Auto Outline, (1) nhấp vào bất kỳ đâu trong dữ liệu sau đó trong Ruy-băng, (2) đi đến Dữ liệu , nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Bỏ nhómvà chọn (3) Rõ ràng dàn ý.
Thao tác này sẽ xóa tất cả các thanh phác thảo và hủy nhóm tất cả dữ liệu.
Mở rộng và Thu gọn Toàn bộ Đề cương
Nói rằng chúng tôi muốn thu gọn toàn bộ dàn bài (Ví dụ, Tháng). Trong thanh phác thảo, ở trên cùng, bấm vào số thanh phác thảo chúng tôi muốn sụp đổ (trong trường hợp của chúng tôi, phác thảo cấp độ 2).
Kết quả là, tất cả các hàng có 21 tháng 1 và 21 tháng 2 được thu gọn và chỉ tổng số được hiển thị.
Nếu chúng ta muốn mở rộng lại toàn bộ dàn bài, hãy (1) nhấp vào Tổng cộng, sau đó trong Ruy-băng, (2) đi đến Dữ liệu và trong Đề cương phần, (3) nhấp vào Hiển thị chi tiết.
Bây giờ tất cả dữ liệu được hiển thị trở lại và Tháng dàn ý được mở rộng.
Nhóm và Bỏ nhóm các cột theo cách thủ công
Tương tự, chúng ta cũng có thể nhóm cột trong Excel. Giả sử chúng tôi chỉ muốn hiển thị Mã hàng và tương ứng Tổng doanh số.
1. Chọn tất cả các tiêu đề cột mà chúng tôi muốn nhóm lại (trong trường hợp của chúng ta là C1: F1).
2. Trong Ruy-băng, đi đến Dữ liệu và trong Đề cương phần, chọn Tập đoàn (hoặc sử dụng phím tắt ALT + SHIFT + mũi tên phải).
2. Trong màn hình bật lên, (1) chọn cột và 2) bấm OK.
Kết quả là, chúng ta sẽ nhận được một thanh phác thảo mới, nhưng lần này là cho các cột.
3. Để thu gọn nhóm cột, bấm vào dấu trừ ở cuối thanh phác thảo.
Do đó, các Cột C: F bị thu gọn.
Nhóm và Bỏ nhóm các hàng trong Google Trang tính
Trong Google Trang tính, chúng tôi chỉ có thể nhóm các hàng theo cách thủ công, vì vậy hãy sử dụng cùng một ví dụ và xem cách nhóm dữ liệu vào các danh mục giống nhau. Để nhóm theo tháng:
1. (1) Sbầu tất cả các hàng với 21 tháng 1, sau đó trong menu, (2) chuyển đến Dữ liệuvà nhấp vào (3) Tập đoàn.
2. Trong cửa sổ mới bên cạnh lựa chọn, hãy nhấp vào Nhóm hàng 2 - 11.
21 tháng 1 (Hàng 2-11) hiện đã được nhóm lại và chúng ta có thể thấy thanh phác thảo ở phía bên trái. Sự khác biệt so với Excel, là dấu trừ / cộng cho thu gọn / mở rộng là đầu mỗi nhóm.
3. Để thu gọn 21 tháng 1, bấm vào dấu trừ ở đầu thanh phác thảo trong nhiều tháng.
Bây giờ, dữ liệu của tháng được thu gọn và chúng ta chỉ có thể thấy Tổng số ngày 21 tháng 1 hàng ngang.
4. Bây giờ chúng ta nhận được dấu cộng, vì vậy chúng ta có thể mở rộng nhóm một lần nữa.
5. Làm theo các bước sau, chúng tôi cũng có thể nhóm 21 tháng 2 và tạo một phác thảo mới cho Sản phẩm mức dữ liệu. Khi chúng tôi hoàn tất, dữ liệu và thanh phác thảo sẽ trông giống như sau:
Hủy nhóm dữ liệu trong Google Trang tính hoạt động giống như nhóm.
1. (1) Schọn dữ liệu chúng tôi muốn tách nhóm (Bàn phím trong 21 tháng 1- ô D2: D4), sau đó trong menu, (2) chuyển đến Dữ liệuvà (3) nhấp vào Bỏ nhóm.
2. Trong cửa sổ mới bên cạnh lựa chọn, hãy nhấp vào Bỏ nhóm các hàng 2 - 4.
Ba hàng đó hiện không được nhóm lại và bị xóa khỏi thanh phác thảo.
Nhóm và Bỏ nhóm các cột trong Google Trang tính
Nhóm các cột có thể được thực hiện theo cách tương tự để nhóm các hàng.
Chọn Cột C: F, sau đó trong menu, chuyển đến Dữ liệuvà nhấp vào Nhóm cột C - F.
Bây giờ, chúng ta nhận được thanh phác thảo để phân nhóm cột.
Để hủy nhóm các cột, chọn Cột C: F, đi đến Dữ liệuvà nhấp vào Bỏ nhóm các cột C - F.
