Tạo bảng tính được chia sẻ cho nhiều người dùng - Excel và Google Trang tính
Hướng dẫn này sẽ trình bày cách tạo bảng tính dùng chung cho nhiều người dùng trong Excel và Google Trang tính.
Tùy thuộc vào phiên bản Excel, người dùng có thể chia sẻ sổ làm việc hoặc cho phép đồng tác giả. Trong Office 365, Microsoft khuyến khích người dùng sử dụng OneDrive và cho phép đồng tác giả các sổ làm việc trên web. Vì lý do này trong Office 365, tính năng chia sẻ truyền thống đã bị ẩn theo mặc định. Thay vào đó, có một tùy chọn chia sẻ ở góc trên cùng bên phải của màn hình cho phép người dùng lưu sổ làm việc vào OneDrive và gửi liên kết đồng tác giả cho người dùng khác.
Chia sẻ sổ làm việc
Trong Office 365, bạn cần bật tính năng chia sẻ sổ làm việc trước khi có thể chia sẻ sổ làm việc.
1. Trong Ruy-băng, lựa chọn Tập tin > Tùy chọn > Thanh công cụ truy cập nhanh.
2. Trong danh sách thả xuống “Chọn lệnh từ”, hãy chọn “Tất cả lệnh”.
3. Cuộn xuống và chọn “Chia sẻ Sổ làm việc (Kế thừa).” Sau đó nhấp vào Thêm >> để thêm nó vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
4. Cuộn qua danh sách và thêm “Theo dõi các thay đổi (Kế thừa),” “Bảo vệ Chia sẻ (Kế thừa)” và “So sánh và Hợp nhất các Sổ làm việc”.
Các biểu tượng sẽ được thêm vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh trên thanh tiêu đề.
5. Để chia sẻ sổ làm việc hiện tại, hãy nhấp vào Chia sẻ sổ làm việc biểu tượng.
6. Chọn “Sử dụng tính năng sổ làm việc được chia sẻ cũ thay vì trải nghiệm đồng tác giả mới.”
7. Nhấp vào VÂNG để lưu sổ làm việc.
Theo dõi các thay đổi trong Excel
Theo dõi các thay đổi trong Excel cũng sẽ chia sẻ sổ làm việc nếu nó chưa được chia sẻ.
1. Trong Thanh công cụ truy cập nhanh, lựa chọn Theo dõi các thay đổi> Đánh dấu các thay đổi.
2. Chọn “Theo dõi các thay đổi mà chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn. ” và bấm vào VÂNG.
Sau đó, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với sổ làm việc sẽ được hiển thị bằng các hình tam giác nhỏ ở góc trên cùng bên trái của ô đã sửa đổi. Nếu bạn di chuột qua một ô đã được thay đổi, thay đổi và tác giả của thay đổi đó sẽ được hiển thị trong một nhận xét. Màu sắc của hình tam giác là khác nhau đối với mỗi tác giả.
Đồng tác giả trong Excel 365
Trong Excel 365, bạn có thể sử dụng tính năng đồng tác giả mới để thay thế.
1. Ở góc trên cùng bên phải của màn hình Excel, ngay bên dưới thanh tiêu đề, hãy nhấp vào Đăng lại.
2. Nếu bạn muốn đồng tác giả tệp này với những người dùng khác, bạn cần lưu tệp vào OneDrive.
Ngoài ra, bạn có thể gửi tệp trong email dưới dạng tệp đính kèm Excel hoặc PDF.
3. Sau khi tệp được lưu vào OneDrive, tệp có thể được chia sẻ với những người dùng khác.
Nhập địa chỉ email của người dùng để gửi tệp đến và nhấp vào Gửi cái nút.
4. Để sửa đổi cài đặt liên kết, hãy nhấp vào hộp “Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa” trước khi gửi liên kết.
Điều này cho phép chúng tôi đặt tùy chọn “Cho phép chỉnh sửa”. Nếu bạn có đăng ký trả phí OneDrive, bạn cũng có thể đặt mật khẩu và ngày hết hạn cho liên kết mà bạn đang gửi.
5. Đặt mật khẩu và ngày hết hạn cho liên kết.
Sao chép các nút liên kết và Outlook
Thay vì Gửi, bạn có thể đã nhấp vào Sao chép đường dẫn hoặc Quan điểm cái nút.
Các Sao chép đường dẫn sẽ tạo một liên kết mà sau đó bạn có thể sao chép và gửi cho một người dùng khác.
Các Quan điểm sẽ mở một email trống trong Outlook với liên kết đã được chèn.
Chia sẻ Bảng tính trong Google Trang tính
1. Trong Tập tin menu, chọn Đăng lại.
2. Nhập email của người mà bạn muốn chia sẻ tệp, sau đó chọn vai trò chỉnh sửa của họ: Người xem chỉ để xem, Bình luận để thêm nhận xét, hoặc Biên tập viên để có thể chỉnh sửa tệp.
3. Nếu địa chỉ email không được liên kết với Tài khoản Google, bạn sẽ nhận được thông báo sau.
Nhấp chuột Vẫn chia sẻ.
4. Nhấp vào Gửi để gửi cho người được thêm một thông báo qua email. Thông báo “Người đã thêm” sẽ xuất hiện trên màn hình.
Bạn có thể xem có bao nhiêu người đang chia sẻ tệp bằng cách đặt chuột vào Đăng lại ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
5. Để xóa quyền truy cập của một người vào tệp, hãy nhấp vào Đăng lại nút một lần nữa rồi nhấp vào Di dời dưới vai trò biên tập viên của người đó.
